Asamblea anual del PH ¿cómo nos preparamos?
Dentro de Ley 31 en Panamá, la Asamblea de Propietarios es el máximo organismo en las propiedades Horizontales para la toma de decisiones en materia financiera, aprobación de presupuestos, rendición de cuentas, que posteriormente la Junta Directiva y Administración deben dar seguimiento, gestionar y ejecutar lo aprobado en dicha reunión anual de propietarios. Por este motivo si queremos lograr asamblea exitosa, la preparación previa del Administrador y Junta Directiva es vital para garantizar la fluidez y desarrollo de la misma.
Preparación a una Asamblea
Cuando se realiza una asamblea de propietarios normalmente habrán diferencias, conflictos para determinar el quórum, la claridad en el conteo de votos por propietarios, conocer los que están al día en el pago de cuota, entre otras diferencias. Esto se debe en parte por la falta de preparación de la junta, y también, se debe al desconocimiento en la materia por parte de los administradores y propietarios en general. No tiene importancia el tamaño del inmueble, sea un edificio, conjunto de edificios, siempre el procedimiento será el mismo, ya que la ley es una sola. El procedimiento para armar la Asamblea, es recomendable seguir estos pasos:
Antes de la asamblea:
- Hacer la convocatoria respetando los lapsos legales establecidos.
- Hacer la notificación por todos los medios posibles, sobre todo, hacerlo en lugares visibles del PH, y también, a través de entrega puerta a puerta de cada propietario, aun cuando el dueño no lo habite personalmente.
- Dar a conocer los puntos de la agenda junto con la notificación, una vez hecha la notificación no podrá ser cambiada, salvo que se haga en la propia Asamblea, siempre y cuando no se introduzcan nuevos temas.
Para el día de la asamblea:
- Tener actualizada la lista de los propietarios.
- Tener también una lista de inmuebles por cada propietario, ya que cada uno de ellos tendrá tantos votos como propiedades tenga registrados en el Registro Público.
- Colocar en un lugar visible, los nombres de propietarios que no podrán votar por no estar al día con sus obligaciones.
Elección de la nueva Junta Directiva
Es un momento de suma importancia para el bienestar del PH, ya que para el momento de levantar el acta, es necesario establecer la cantidad de votos que se aprobó en cada moción. Según la Ley, en la Asamblea de propietarios, cada propietario tendrá un voto por cada unidad que posea inscrita en el Registro Público. Sin embargo, la misma Ley establece que la elección es mediante el voto de por lo menos el 51% de la totalidad de propietarios.
Al tener el quórum necesario, se considera válida la Asamblea, en ese quórum cuentan todos los propietarios, estén o no al día en sus obligaciones, y sólo votan los que están al día.
En definitiva, los votos se cuentan entre los que están al día, de allí que la elección de una nueva Junta Directiva será con el 51% de los que están al día, y no como se viene diciendo erróneamente que vota el 51% de los propietarios.
Quiere decir finalmente, que los porcentajes que menciona la Ley son con respecto a los propietarios que pueden votar y no al total de ellos, de lo contrario, se estaría tomando en cuenta el voto de los ausentes o de los que no están al día.
¿Qué opinas sobre este tema? ¿Cómo se prepara la asamblea de propietarios en tu PH?
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